۲-۳)ضرورت تفکر برای آینده

خط تولید ماشین‌های اتوماتیک در تولید محصولاتی که به همان منظور طراحی شده، بازدهی بالائی دارد، اما نمی تواند چیز دیگری تولید کندبنابراین، با اتوماسیون، مدیریت نمی تواند ‌در مورد تولید یا طراحی سیستم‌های تولیدی، روشی آسان گیر و به اصطلاح لسه فر (laiseesz fair)داشته باشد.

اتوماسیون فقط می‌تواند بعد از اینکه یک مؤسسه‌ ‌در مورد تولید یک محصول خاص تصمیم گرفت و تعهد کرد به کار گرفته شود. قبل از اینکه هر نوع اتوماسیونی که (البته بسیار گران قیمت است) به کار افتد، همه چیز باید روشن و مشخص شود. بدین سبب، با به کارگیری اتوماسیون، مدیریت باید قبلاً در این باره بیندیشد و تا آنجا که ممکن است در تشخیص نیاز برای تغییر، حساسیت به خرج دهد. تغییر اتوماسیون بسیار پرهزینه است، اما بعضی اوقات این کار لازم است. و نمی توان با خوش خیالی چنین پنداشت که در آینده کارها خود به خود درست خواهد شد. تصمیم گیری درخصوص از رده خارج کردن یا تغییر کارخانه اتوماسیون بایستی بسیار سنجیده باشد.

اتوماسیون با ویژگی‌های حرکت و آزمایش خودکار (غیر یدی) که دارد و یکپارچگی کاملی که در چارچوب فیزیکی کارخانه پدید می آورد، مدیریت را با چالشیسخت روبرو می‌کند. مدیریت نه تنها بایستی به فکر آینده باشد، بلکه باید تمام وجوه و جنبه‌های یک سازمان را به صورت یکپارچه درآورد تا اتوماسیون به نحو مؤثر به کار برده شود (همان منبع، ص ۱۴۶).

۲-۴)تعریف اتوماسیون

اتوماسیون عبارت است از : « تکنولوژی که با دو ابزار اساسی در ارتباط است : ۱- مکاترونیک ۲- کامپیوتر و در تولید محصولات و یا ارائه خدمات به کار گرفته می شود . »

اتوماسیون به طور وسیع به دو دسته اساسی تقسیم می شود :

اتوماسیون کارخانه ای

اتوماسیون خدمات

۲-۴-۱)تقسم بندی اتوماسیون از لحاظ ماهیت:

۲-۴-۱-۱)اتوماسیون ثابت: متشکل از دسته ای از ابزار های خود کار سازی محیط کاری در جهت اهداف مشخص و با یک طراحی مهندسی از پیش سفارش شده است . این نوع از اتوماسیون سخت نیز نامیده می شودو در ارتباطی تنگاتنگ با تلاش برای ایجاد « کارایی حداکثر » قرار داشته و از انعطاف آنچنانی در مقابل تغییرات اساسی در مجموعه کاری بر خوردار نیست .

۲-۴-۱-۲)اتوماسیون برنامه پذیر : حاوی یک برنامه قابل کنترل به عنوان برنامه پشتیبان نهایی در مجموعه است که در آن قابلیت سازگاری مجدد با پاره ای از تغییرات از پیش دسته بندی شده وجود دارد . در این نوع از اتوماسیون الگو های معینی برای تغییرات متناسب با محیط وجود دارد که از آن ها درطراحی برنامه کنترلی مذبور استفاده می شود .

۲-۴-۱-۳)اتوماسیون منعطف : حاصل ایجاد حداکثر تغییر در فناوری برای ایجاد بیشترین کارایی در ارائه محصول و خدمات است در کمترین زمان ممکن در یک سیستم اتوماسیون منعطف ، اجزاء بسیاری در سیستم فعلی تغییر می‌یابند تا امکان ارائه محصول مطلوب فراهم شود . آن ها قادرند بیشترین میزان ادغام فعالیت‌های هماهنگ را برای ایجاد حداکثر سازگاری با شرایط موجود صورت دهند .(Kumar, 2002 )

۲-۴-۲)مزایا و معایب اتوماسیون اداری:

مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمان‌ها، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت در کار آن ها است. و به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است که این امر احتیاج به گسترش مجازی ارتباطات با سرعت بیشتر است. و اتوماسیون اداری موجب می‌گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت در اختیار مدیران قرار گیرد.

به طور کلی، مزایای کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری به دو دسته مزایای مستقیم و مزایای غیرمستقیم تقسیم می شود:

۲-۴-۲-۱)مزایای مستقیم :

افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت یا نیروی کــــــار. معمولاً این مزایا که قابل اندازه گیری بوده و ممکن است تاثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشد عبارتند از:

۱- کنترل بهتر بر کار، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار؛

۲- تبدیل اطلاعات از شکلی به شکلی دیگر کمتر صورت می‌گیرد، مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می شود؛

۳- فعالیت‌های غیر مولد مانند بایگانی، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می شود؛

۴- سازماندهی پرسنل بهتر انجام می شود. چرا که با بهره گرفتن از امکانات کنفرانس تلفنی، مسافرت و گردهمایی کمتر می‌گردد.

۲ -۴-۲-۲ )مزایای غیرمستقیم:

این مزایا غیر کمی هستند و ممکن است از طریق سودآوری و رشد در بلندمدت سازمان را غنی سازند، این مزایا عبارتند از:

۱- وابستگی کمتر به ادارات دیگر برای تهیه کپی، چاپ و امور مشابه دیگر؛

۲- نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات؛

۳- به دلیل افزایش اثربخشی کارکنان در انجام کارهــای خاص، رضایت شغلی آن ها افزایش می‌یابد؛

۴- به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع، رضایت مشتریان بیشتر می شود؛

۵- رقابت بیشتر سازمان‌ها از طریق استفاده از منابع اطلاعــــــاتی و قابلیت لازم برای عکس العمل نسبت به فشارها و فرصت‌ها.

اما کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری معایبی را نیز در بردارد که عبارتند از:۱- ایجاد تغییرات در محیط انسانی ۲-نادیده گرفته شدن برخی از روابط اجتماعی و انسانی در کارها و به صورت مکانیزه درآمدن فعالیتها۳- پیچیده شدن و سختی کار با سیستم ها ۴-بروز اخلاق ‌و توجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آن ها به سیستم ۵-مشکلات جسمانی کارکنان در کار با رایانه۶- نپذیرفتن سیستم های مکانیزه توسط مدیران و یا کارکنان۷-کم شدن امنیت اطلاعات هم از نظر دسترسی و هم از نظر تخریب .

۲-۴-۳)انواع کاربردها یا زیرسیستم های اتوماسیون اداری:

از دیدگاه های متعددی به انواع کاربردهای اتوماسیون اداری پرداخته شده است . در یک دیدگاه انواع دستگاه های مکانیزه اداری اصلی عبارتند از:

۲-۴-۳ -۱)در زمینه کسب اطلاعات و کپی کردن آن ها: واژه پردازها، ماشین‌های کپی هوشمند، سندخوانها، سیستم های صوتی دیجیتالی، حروف چینی نوری.

۲ -۴-۳-۲)در زمینه ذخیره سازی اطلاعات: کشوهای بایگانی الکترونیک، زیر نگاشته ها (میکرو گرافیک).

۲-۴-۳-۳ )در زمینه ارتباطات: سیستم تلفن رایانه ای، پست الکترونیک، ارسال فاکس، تسهیلات

۲-۴-۴)ارگونومی در مکانیزاسسیون اداری